Telefonisch vergaderen scheelt reistijd

Proveran heeft namens de productgroep ICT van het Radboud UMC en in nauwe samenwerking met KPN Conferencing Services op 16 april 2009 tijdens de secretaressedag de conferencecard gelanceerd voor alle Radboud medewerkers. Dit is gepubliceerd in de Radbode en hieronder na te lezen:

Vergaderen hoeft niet altijd fysiek te gebeuren, het kan ook per telefoon. In de week van 16 april krijgen alle artsen, onderzoekers en secretaresses de ConferenceCard. Deze dienst biedt de mogelijkheid om vergaderingen via de telefoon te regelen met een beveiligde pincode. Medewerkers kunnen hiervan in 2009 hier gratis gebruik maken.

Zo’n honderd medewerkers organiseren ‘conference calls’ met contacten buiten het Radboud. ‘Je bespaart er veel reistijd en reiskosten mee’, aldus Marion Bussemakers, subsidie accountmanager Valorisatie. ‘Ik organiseer telefonische vergaderingen voor internationale managementteams, voor vijf tot zeven mensen uit heel Europa.’ Ook voor overleggen binnen Nederland is het efficiënt. ‘Je hoeft niet in de file te staan’, zegt Miranda van Tits, hoofd secretariaat SEH. ‘Bovendien kun je tot aan de vergadering en direct erna je eigenlijke werk doen.’ Verder blijkt uit onderzoek dat telefonische vergaderingen effectiever verlopen en het eenvoudiger is om iedereen bij elkaar te krijgen. Ook heb je minder afzeggingen, beginnen vergaderingen vaker op tijd en lopen ze minder uit. ‘Het telefonisch vergaderen is geen vervanging voor een normaal overleg, maar een aanvulling’, zegt Stef Mentzel, informatiemanager bij productgroep ICT. ‘Nonverbale communicatie blijft belangrijk. Stel: je vergadert iedere week met partners uit de regio. De ene week kun je fysiek bij elkaar komen, de andere week kun je telefonisch overleggen. Vergaderen op afstand kan overigens ook ondersteund worden met statische beelden, dat is webconferencing of met bewegende beelden: videoconferencing.’

Lancering

In de week van 16 april krijgen alle artsen, onderzoekers en secretaresses van het Radboud de ConferenceCard. ‘Op dit kaartje staat je persoonlijke code waarmee je een vergadering kunt openen en een code om deelnemers uit te nodigen’, vertelt Mentzel. ‘De ConferenceCard wordt gelanceerd tijdens het symposium van het Radboud-secretaressenetwerk. Daar lichten we toe hoe je een telefonische vergadering goed kunt laten verlopen. Alle medewerkers kunnen na 16 april deze dienst via hun secretariaat aanvragen.’